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Pourquoi un système d’information se construit pas à pas

27 Avril 2013 , Rédigé par Stéphane Publié dans #systeme d'information

Pourquoi un système d’information se construit pas à pas

Vous rêvez d’obtenir un système d’information rapidement? Vous serez peut-être déçu de l’apprendre mais construire un système d’information prend du temps. Le fantasme communément partagé est de penser qu’il est possible de se doter en quelques mois d’un véritable SI même si l’entreprise n’a jamais développé le moindre projet décisionnel. Voici pourquoi.

Système d’information: Définition

Quand on parle de système d’information, cela fait forcément rêver n’importe quel dirigeant d’entreprise. Imaginez plutôt: vos rapports, toutes vos informations, votre système de CRM, toutes les données qui participent à la richesse de votre entreprise au sein d’un seul et même endroit, facilement accessible. Vu comme cela, qui ne rêverait pas de doter son entreprise d’un SI?

Vos commerciaux, logisticien, financier et autres employés pourraient avoir la bonne information au bon moment, facilement et qui plus est une information fiable.

Avant d’aller plus loin, voici une définition donnée d’un système d’information:

Une entreprise crée de la valeur en traitant de l'information, en particulier dans le cas des sociétés de service. Ainsi, l'information possède une valeur d'autant plus grande qu'elle contribue à l'atteinte des objectifs de l'organisation.

Un système d'Information (noté SI) représente l'ensemble des éléments participant à la gestion, au traitement, au transport et à la diffusion de l'information au sein de l'organisation.

Très concrètement le périmètre du terme Système d'Information peut être très différent d'une organisation à une autre et peut recouvrir selon les cas tout ou partie des éléments suivants :

  • Bases de données de l'entreprise,
  • Progiciel de gestion intégré (ERP),
  • Outil de gestion de la relation client (Customer Relationship Management),
  • Outil de gestion de la chaîne logistique (SCM - Supply Chain Management),
  • Applications métiers,
  • Infrastructure réseau,
  • Serveurs de données et systèmes de stockage,
  • Serveurs d'application,
  • Dispositifs de sécurité.

Le système d’information d’une entreprise ne s’arrête donc pas au simple reporting et va bien au delà: CRM, gestion de la logistique, interface nécessaire au support client et ainsi de suite. Un véritable chantier à mettre en oeuvre.

Oui mais voilà, comme vous pouvez vous en douter, construire un système d’information pour votre entreprise prend du temps. Parfois des mois voire des années.

Des besoins qui s’affinent avec le temps

Construire un système d’information est comme le bon vin: le produit s’affine avec le temps.

Plus les années passeront et plus votre système d’information-sous réserve d’un investissement régulier- sera efficace. Pourquoi? La raison est toute simple et provient surtout du facteur humain. Vous aurez beau avoir spécifié correctement votre besoin, vous aurez très certainement d’autres évolutions auxquelles vous n’aurez initialement pas pensées à faire passer dans une prochaine version de votre SI.

La maturité de la direction, des employés, tout ceci va concourir à construire votre SI.

Le facteur humain

Vous ne pouvez pas tout prévoir mais surtout vous ne pourrez pas obtenir systématiquement l’adhésion pleine et entière de toutes vos équipes dès la première version de l’outil- à moins bien sûr d’être un remarquable chef de projet et d’avoir mis tout le monde suffisamment tôt dans la boucle de développement.

A l’usage, certaines fonctionnalités seront ainsi appelées à être développées ou repensées. Les allers-retours entre les équipes de développement et les équipes métier vont se multiplier. La résistance au changement est un facteur à prendre en compte: vous ne pouvez pas attaquer tous les chantiers en même temps au risque de traverser une crise via l’introduction de trop nombreux changements.

Le facteur organisationnel

L’autre pendant du facteur humain est que les organisations évoluent. Ce qui est valable aujourd’hui ne le sera pas demain. Les lignes de revenu vont évoluer. La base de clients va augmenter. Les outils d’hier ne sont pas ceux que vous utiliserez dans les prochaines années -même si les fonctionnalités principales resteront – car vos besoins d’aujourd’hui ne seront pas les mêmes demain.

Les organisations évoluent et sous le coup des préférences personnelles les outils du SI d’hier peuvent changer. Un nouveau directeur peut très bien décider de migrer un outil de CRM « moyen » vers un autre logiciel qu’il a déjà utilisé-avec succès- dans le passé.

Le facteur financier

La dernière raison est assez simple à comprendre et touche votre portefeuille: lancer plusieurs projets simultanément va vous coûter cher. L’idéal pour votre trésorerie étant d’échelonner vos modules de SI -même si tout dépend de votre budget initial d’investissement et de vos ambitions.

Cela vous permettra aussi de vous concentrer sur chaque partie et d’en calculer précisément le ROI. Vous souhaiterez avant de passer au module suivant de votre SI vous assurez que l’investissement en vaut la peine. Généralement le ROI se mesure sur ce genre de projet sur des KPIs comme la productivité, le temps d’intervention moyen en cas de problème, le nombre d’envois d’emails et ainsi de suite.

La courbe d’expérience façonne votre SI

Une autre raison pour laquelle un système d’information prend du temps avant « de ressembler à quelque chose » est que vous devez faire votre courbe d’expérience.

Vous ferez inévitablement certains choix que vous allez regretter: logiciel choisi qui à l’usage ne correspond pas bien à vos besoins, choix de développements en interne, champs personnalisés pour votre CRM entre autres. Y aller progressivement est non seulement le moyen de limiter le risque financier en cas d’échec mais aussi d’intégrer peu à peu les compétences en interne nécessaires pour mener ce type de projet et en tirer un maximum de retour sur investissement.

Source:morganmace

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